○内部統制システムに関する基本方針（規程）
株式会社ホクレン油機サービス（以下「当社」という。）は、ホクレングループの一員として、生産者・ＪＡの負託に応え北海道農業への貢献を果たすため、健全な経営の実現による社会的信頼の向上を目指し、業務の適正を確保するための体制（以下「内部統制システム」という。）の整備に関する基本方針を定めます。
(1)取締役および使用人の職務の執行が法令および定款に適合することを確保するための体制
- 当社は、取締役および使用人が、会社法および農協法をはじめ関連法令および定款を遵守するために、具体的な行動指針としての「行動規範」および規程・規則等を定めます。取締役および使用人は、これら諸規程に従い職務を遂行します。
- 当社は、代表取締役（以下「社長」という。）を最高責任者とする「危機管理・コンプライアンス委員会」を設置し、取組事項の推進や啓発教育によりコンプライアンス態勢の維持・向上を図り、取締役および使用人が公正で高い倫理観に基づいて行動するとともに、適切な内部統制体制の整備に努めます。
- 当社は、公益通報者保護法に対応した社内の相談・通報体制を整備するとともに、外部相談・通報窓口のホクレングループフレッシュライン（第三者機関受付）と併せ、相談・通報全般に対する適切な対応に努めます。
- 当社は、社長のもとに業務審査室を設置し、社長が定める業務審査基本方針に基づき、内部統制の整備・運用状況を当社の内部統制目的の観点から監査します。
- 当社は、業務の点検・改善を毎年実施し、業務の適正性の検証と不適切な業務手続きの改善を行い、法令・定款等の遵守態勢の向上に努めます。
(2)取締役の職務の執行に係る情報の保存および管理に関する体制
- 当社は、取締役会をはじめとする重要な会議の意思決定に係る記録や、職制規程に基づき決裁した文書等取締役の職務の執行に係る情報を適正に記録し、法令及び文書取扱規程等に基づき保存します。
(3)損失の危機の管理に関する規程その他の体制
- 当社は、損失の危機に関する基本的事項を「危機管理マニュアル」（事業継続計画＜ＢＣＰ＞を含む。）に定め、損失の最小限化に向けたリスク管理に関する取り組みに努めます。
- 取締役および使用人は、職制規程に基づき、その職務の執行に伴うリスク管理を行います。
- 当社は、重大な危機が発生した場合は、「危機管理マニュアル」に定める危機対応レベルに応じた危機管理体制に基づいて、迅速かつ適正な対応を行い損害・損失を最小限に止めるとともに、その後の再発防止策を講じます。
(4)取締役の職務の執行が効率的に行われていることを確保するための体制
- 当社は、取締役会を年度計画に基づき、定例開催のほか必要に応じて随時開催します。緊急事態時には常勤取締役会を開催し迅速な対応を行い、取締役会において重要事項の決定ならびに取締役の職務執行状況の監督等を行います。
- 当社は、株主総会において中期計画および毎年度の事業計画を策定し、取締役会において業務を遂行するための具体的な取組施策を決定します。
(5)財務報告の適正性および信頼性を確保するための体制
- 当社は、会計基準その他法令を遵守するとともに、経理規程等のルールを整備し、適正な会計処理を行います。
- 当社は、適時・適正に財務報告を作成できるよう、財務報告部署に適切な人員を配置し、会計・税務等に関する専門性を維持・向上させるため、人材育成に努めます。
(6)ホクレングループにおける業務の適正を確保するための体制
- 当社は、ホクレンの現業管理部門ならびに総括管理部門と、内部統制に係る協議・情報共有が効果的に行われるよう、社内体制の整備に努めます。
- 当社は、危機管理・コンプライアンスに関する事項が発生した場合には直ちにホクレンに報告し、ホクレンの指導・助言を受けて適切な対応に努めます。
(7)監査役の職務を補助すべき使用人の体制
- 当社は、監査役から補助すべき使用人を求められた場合には、監査役と協議のうえ合理的な範囲で配置します。
(8)監査役への報告および監査役の監査が効果的に行われていることを確保するための体制
- 取締役および使用人は、法令違反等会社に著しい損害を及ぼすおそれがある事実があることを発見したときは、直ちに監査役に報告します。
- 監査役は、取締役会のほか、重要な意思決定の過程および業務の執行状況を把握するため、必要に応じて重要な会議等に出席します。
- 監査役は、主要な稟議書その他業務執行に関する重要な文書を閲覧し、必要に応じて取締役または使用人にその説明を求めます。
(9)反社会的勢力に対する基本的な体制
- 当社は、反社会的勢力とは一切の関係を遮断して、裏取引や資金提供等の不当要求には断固たる態度で拒絶し、有事の際は法的対抗措置を講じます。
- 当社は、平素から警察や弁護士等の外部専門機関と密接に連携を図り、組織全体として不当要求に対応する取締役および使用人の安全確保に取り組みます。
(10)内部統制システムの整備・運用状況の報告
- 当社は、内部統制システムの整備・運用状況を評価のうえ基本方針の妥当性を検証し、その結果を次年度の「基本方針」に反映させ、取締役会において決議します。
- 当社は、内部統制システムについて不断の見直しによって継続的に改善を図り、より適正かつ効率的な体制の整備に努めることとします。
この規程は令和5年4月1日から実施する。
制定 平成18年12月13日 （要領）
改定 平成27年12月07日
改定 令和02年06月10日 （規程）
改定 令和03年03月12日
改定 令和04年03月15日
改定 令和05年03月15日
以 上