個人情報保護に関する基本方針
（プライバシー・ポリシー）
株式会社ホクレン油機サービス（以下「当社」という。）は、個人情報保護の重要性に鑑み、また、お客さまの信頼をより向上させるため、個人情報の保護に関する法律（個人情報保護法）、行政手続における特定の個人を識別するための番号の利用等に関する法律（番号法）その他の関係法令、関係官庁からのガイドライン、特定個人情報の適切な取扱いに関するガイドラインなどを遵守して、個人情報を厳正・適切に取扱うとともに、安全管理について適切な措置を講じます。
当社は、個人情報の取扱いが適正に行われるように、社員への教育・指導を徹底し、適正な取扱いが行われるよう取り組んでまいります。また、個人情報の取扱いに関する苦情・ご相談に迅速に対応し、当社の個人情報の取扱いおよび安全管理に係る適切な措置については、適宜見直し、改善いたします。
（１）個人情報の取得
当社は、業務上必要な範囲内で、かつ適法で公正な手段により個人情報を取得します。
（２）個人情報の利用目的
当社は製品及び部品類の販売・修理業を営んでおり、当該業務の遂行に必要な範囲において、取得した個人情報を利用します。
当社における具体的な個人情報の利用目的は、農業機械・自動車・重機の販売・修理、燃料油・部品類の販売、車検およびこれらに付帯・関連するサービスの提供であり、それら以外の他の目的に利用することはありません。
上記の利用目的の変更は、相当の関連性を有すると合理的に認められている範囲にて行い、変更する場合には、その内容をご本人に対し、原則として書面など（電磁的記録を含む。以下同じ。）により通知し、またはホームページなどにより公表します。
（３）個人データの安全管理措置
当社は、取り扱う個人データの漏えい、減失またはき損の防止、その他個人データの安全管理のため、安全管理に関する取扱規定などの整備および実施体制の整備など、十分なセキュリティ対策を講じるとともに、利用目的の達成に必要とされる正確性・最新性を確保するための適切な措置を講じ、万が一、問題等が発生した場合は、速やかに適当な是正対策を行います。具体的内容は主として以下の通りです。
- ①組織的安全管理措置
- ・個人データの管理責任者等の設置
- ・個人データの取扱状況を確認できる手段の整備
- ・漏洩等事案に対応する体制の整備
- ②人的安全管理措置
- ・社員への安全管理措置の周知徹底、教育及び訓練
- ③物理的安全管理措置
- ・個人データの取扱い区域等の管理
- ・機器および電子媒体等の盗難等の防止
- ・電子媒体等を持ち運ぶ場合の漏洩等の防止
- ・個人データの削除及び機器、電子媒体等の廃棄
- ④技術的安全管理措置
- ・個人データの利用者の識別及び認証
- ・個人データの管理区分の設定およびアクセス制御
- ・個人データへのアクセス権限の管理
（４）個人データの第三者への提供
当社は、次の場合を除き、あらかじめご本人の同意なく第三者に個人データを提供しません。
- ①法令に基づく場合
- ②人の生命、身体または財産の保護のために必要がある場合であって、本人の同意を得ることが困難であるとき。
- ③公衆衛生の向上または児童の健全な育成の推進のために特に必要がある場合であって、本人の同意を得ることが困難であるとき。
- ④国の機関もしくは地方公共団体またはその委託を受けた者が法令の定める事務を遂行することに対して協力する必要がある場合であって、本人の同意を得ることにより当該事務の遂行に支障をおよぼすおそれがあるとき。
- ⑤当該第三者が学術研究機関等である場合であって、当該第三者が当該個人データを学術研究目的で取り扱う必要があるとき（当該個人データを取り扱う目的の一部が学術研究目的である場合を含み、個人の権利利益を不当に侵害する恐れがある場合を除く。）。
また、個人データを第三者に提供したとき、あるいは第三者から取得したとき（個人関連情報を個人データとして取得する場合を含む。）、提供・取得経緯等の確認を行うとともに、提供先・提供者の氏名等、法令で定める事項を記録し、保管します。
（５）センシティブ情報のお取扱い
当社は、要配慮個人情報（人種、信条、社会的身分、病歴、前科・前歴、犯罪被害情報などをいいます）ならびに労働組合への加盟、門地および本籍地、保健医療および性生活（これらのうち要配慮個人情報に該当するものを除く）に関する情報（センシティブ情報）については、次の場合を除き、原則として取得、利用または第三者提供を行いません。
- ①法令に基づく場合
- ②人の生命、身体または財産の保護のために必要がある場合
- ③公衆衛生の向上または児童の健全な育成の推進のため特に必要がある場合
- ④国の機関もしくは地方公共団体またはその委託を受けた者が法令の定める事務を遂行することに対して協力する必要がある場合
- ⑤業務の遂行上必要な範囲において、政治・宗教等の団体もしくは労働組合への所属もしくは加盟に関する社員等のセンシティブ情報を取得、利用または第三者提供する場合
- ⑥業務の遂行に必要な限りにおいて、センシティブ情報を取得、利用または第三者に提供する場合
- ⑦業務運営を確保する必要性から、本人の同意に基づき業務遂行上必要な範囲でセンシティブ情報を取得、利用または第三者提供する場合
（６）個人番号および特定個人情報の取扱い
当社では、「行政手続における特定の個人を識別するための番号の利用等に関する法律」において定められた特定個人情報を収得・利用しません。
（７）匿名加工情報の取扱
- ①匿名加工情報の作成
当社は、匿名加工情報（法令に定める措置を講じて特定の個人を識別することができないように個人情報を加工して得られる個人に関する情報であって、当該個人情報を復元することができないようにしたもの）を作成する場合には、以下の対応を行います。
- ・法令で定める基準に従って、適正な加工を施すこと
- ・法令で定める基準に従って、削除した情報や加工の方法に関する情報の漏洩を防止するために安全管理措置を講じること
- ・作成した匿名加工情報に含まれる情報の項目を公表すること
- ・作成の元となった個人情報の本人を識別するための行為をしないこと
- ②匿名加工情報の提供
当代理店は、匿名加工情報を第三者に提供する場合には、提供しようとする匿名加工情報に含まれる個人に関する情報の項目と提供の方法を公表するとともに、提供先となる第三者に対して、提供する情報が匿名加工情報であることを明示します。
（８）個人情報保護法に基づく保有個人データの開示、訂正、利用停止など
個人情報保護法に基づく保有個人データに関する開示（確認・記録の開示を含む）、訂正または利用停止などに関するご請求については、ご請求者がご本人であることを確認させていただいたうえで手続きを行います。他社の保有個人データに関しては当該会社に対してお取次ぎいたします。当社の保有個人データに関し、必要な調査を行った結果、ご本人に関する情報が不正確である場合は、その結果に基づいて正確なものに変更させていただきます。
なお、上記開示などのお手続きについては所定の手数料をいただきます。手続きを希望される方は、下記お問い合わせ先までお申し付けください。
（９）お問い合わせ先
ご連絡先は下記のお問い合わせ窓口となります。なお、ご照会者が本人であることをご確認させていただいたうえで、ご対応させていただきますので、あらかじめご了承願います。
■お問い合わせ先
＜会社名＞ 株式会社ホクレン油機サービス
＜所在地＞ 札幌市厚別区厚別中央1条5丁目1番10号
＜代表者氏名＞ 代表取締役社長 佐藤孝一
＜電話番号＞ 011-892-1551
＜受付時間＞ 9：00～17：00
＜ホームページ＞ https://e-yuki.com
※当社からの E-mail、ダイレクトメール等による新商品・サービスのご案内について、ご希望されない場合は、上記のお問い合わせ先までお申し出ください。
